Reglas de Auditoría del IRS: Contratistas Independientes vs. Empleados

 

Mito: El sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS) afirma que establece pautas claras para ayudar a las empresas a decidir si un trabajador debe clasificarse como contratista independiente o como empleado.

Refutación: Las pautas no son absolutas. Cada caso es único, y necesariamente encaja en los estándares establecidos por el IRS. No obstante, estas pautas representan un buen punto de partida.

Un contratista independiente es una persona que trabaja en una empresa pero que no se considera empleado de la misma. Este tipo de reacción laboral es común en pequeñas empresas, especialmente en los sectores de construcción, servicios profesionales, restaurantes, y transporte. A diferencia de los empleados, que reciben salarios con impuestos retenidos, los contratistas independientes simplemente son remunerados por los servicios que proporcionan. Sin embargo, la empresa contratante no asume la responsabilidad de gestionar los impuestos del trabajador.

¿Por Qué es Importante?

Muchas empresas prefieren tratar a sus trabajadores como “Contratistas”. De esta manera, dichos trabajadores son responsables de pagar sus propios impuestos, incluidos en el impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente. La empresa no tiene la responsabilidad de retener impuestos relacionados con la nómina.

Para las empresas, esto resulta más económico, simple, y directo.

La clasificación de los trabajadores es importante porque afecta si, y cómo, los impuestos son retenidos, declarados, y pagados. Sin embargo, clasificar erróneamente a los trabajadores como contratistas en lugar de empleados puede conducir a auditorías. Si una auditoría del IRS determina que sus trabajadores fueron clasificados incorrectamente, su empresa podría enfrentar impuestos retroactivos y sanciones.

Por cierto, dichas sanciones sustituyen ciertos impuestos. Una determinación de clasificación incorrecta genera un gasto significativo para la empresa, lo que anula la supuesta economía de clasificar a los trabajadores como “contratistas independientes”.

 

Guía Básica de Clasificación de Trabajadores para Sobrevivir una Auditoría del IRS

 

Para demostrar en una auditoría del IRS si una persona califica como contratista independiente, el IRS examina tres factores clave:

1. Control Conductual

Prueba de Auditoría: ¿Cuánto control tiene la empresa sobre cómo se realiza el trabajo? El IRS presume que, si la empresa supervisa de cerca las tareas, dicta horarios, o de sanciones específicas sobre cómo completar el trabajo, hay poca (o ninguna) independencia del trabajador.

Realidad: Cuando una empresa ejerce mayor control conductual, es más probable que el trabajador sea considerado un empleado. Esto se debe a que los contratistas independientes, por lo general, poseen los conocimientos y la libertad para decidir cómo y cuándo completar su trabajo, sin supervisión directa de la empresa.

Para la Auditoría: Proporcione documentos que demuestren que el trabajador ya tenía habilidades en las tareas requeridas por el trabajo. Es útil presentar pruebas de la capacitación, experiencia previa, y control del trabajador sobre su propio horario. Un beneficio adicional es contrastar la incapacidad de la empresa para supervisar al trabajador. También compare las habilidades del propietario de la empresa con las habilidades únicas del trabajador en el trabajo realizado. Esto requiere cierta cooperación del trabajador, por lo que es recomendable recopilar esta información al inicio de la relación laboral, no cuando se lleve a cabo la auditoría.

2. Control Financiero

Prueba de Auditoría: ¿Cómo se compensan los trabajadores, especialmente considerando si tienen la posibilidad de obtener una ganancia o sufrir una pérdida? Los contratistas independientes suelen invertir en sus propias herramientas, materiales, o equipos. También pueden asumir gastos comerciales que típicamente no recaen en los empleados. La independencia del trabajador se pone en duda más fácilmente cuando la empresa asume la carga financiera de estos gastos

Realidad: Cuando una empresa ejerce un mayor control financiero, es más probable que el trabajador sea considerado un empleado. Esto se debe a que los contratistas independientes generalmente asumen cierto riesgo en su actividad comercial, lo cual indica una mayor capacidad de generar ganancias o incurrir en pérdidas.

Para la Auditoría: Proporciona evidencia de la independencia al trabajador con elementos como:

• Licencias especiales

• Creación e historial del negocio

• Pruebas de seguro

• Esfuerzos de Mercado y presencia comercial

• Operaciones del negocio, ubicación, personal de apoyo, etc.

3. Tipo de Relación

Prueba de Auditoría: ¿Cuál es la naturaleza de la relación laboral? ¿Existe un contrato escrito y por cuánto tiempo? ¿Se proporcionan beneficios como seguro de salud? ¿La relación es continua o finaliza tras un proyecto específico?  Los contratistas suelen trabajar de manera temporal o por proyectos sin recibir beneficios propios de un empleado.

Realidad: Un trabajador que es más propenso a auto proveer (o proveer a otro) estas comodidades y beneficios se considera más independiente. Además, Incluso si las relaciones continúan, pero se establecen por proyectos individuales, esto sugiere una mayor Independencia.

Para la Auditoría: Esté preparado para presentar contratos escritos, incluidos los términos del contrato punto en particular, proporcione términos relacionados con el pago basado en desempeño cómo sanciones por incumplimiento de entrega y comunicaciones escritas relacionadas con ambos aspectos. También presente documentos que muestren la forma de compensación del trabajador, lo cual indicará las expectativas tanto de la empresa como del trabajador en la relación laboral.

Consejo Adicional: El auditor del IRS o del estado no solicitará específicamente estos documentos. Sin embargo, tenerlos preparados y organizados para cada contratista antes de la auditoría, demuestra que la empresa se preocupa por mantener adecuadamente la independencia de sus relaciones laborales.

Al comprender estos requisitos, las empresas pueden planificar mejor para evitar resultados negativos en las auditorías de clasificación de trabajadores del IRS.