Propinas en Efectivo, Pagos “Por Debajo de la Mesa” y las Nuevas Reglas del IRS sobre el Reporte de Propinas para Empleadores (2025)
Los clientes generosos brindan un apoyo bien merecido a trabajadores de restaurantes, bares, salones de belleza, servicios de entrega y hospitalidad para ayudarles a mantenerse. Muchos dueños de negocios ven de primera mano lo importantes que son las propinas, especialmente ahora, ya que para muchos trabajadores las propinas son su principal fuente de ingresos.
En 2025, el Congreso aprobó la ley H.R. 1, llamada la “One Big Beautiful Bill Act” (OBBBA). Uno de los aspectos más comentados de esta nueva ley es la idea de que “las propinas no pagan impuestos”.
Para los empleadores que pagan propinas en efectivo o que tienen dificultades para entender cómo (o sí) deben reportarlas, este artículo es importante. ¿Por qué? Porque la aprobación de la Big Beautiful Bill (“BBB”) convierte 2025 y 2026 en un punto de inflexión para los negocios que dependen de trabajadores que reciben propinas.
Este artículo está dirigido a:
- Empleadores que pagan propinas “por debajo de la mesa”, incluyendo entregar efectivo al final del turno sin registrarlo en la nómina; y
- Empleadores que quieren cumplir con la ley, pero no saben si, cómo (y por qué) deben reportar las propinas.
Este artículo explica 5 cosas clave que los dueños de negocios necesitan saber.
Reporte de Propinas Bajo la “Big Beautiful Bill” – 5 Cosas que Debe Saber
La ley crea cierta protección fiscal para los trabajadores que reciben propinas. Existen responsabilidades tanto para empleadores como para trabajadores. Pero aquí está la parte que muchos dueños de negocios en Illinois están pasando por alto:
👉 Las propinas solo están protegidas si se reportan correctamente.
La BBB no suaviza las reglas sobre propinas. Las endurece. Y en Illinois, en particular, malos registros de propinas pueden convertirse rápidamente en graves problemas en auditorías de impuestos sobre las ventas.
Si su negocio maneja propinas, especialmente propinas en efectivo, estas reglas le afectan directamente.
1) ¿Cuándo entran en vigor las nuevas reglas de reporte de propinas?
Las disposiciones relacionadas con propinas de la BBB aplican a partir del 1 de enero de 2025.
Afectan el reporte en los Formularios W-2, 1099-NEC y 1099-K de 2025.
Esto impacta de inmediato la nómina, los contratistas y los sistemas de punto de venta (POS).
Regla Importante de “Transición Temporal”
Para el reporte de propinas en 2025, los negocios pueden estimar las propinas, siempre que utilicen un método razonable aprobado por el IRS, aplicado de buena fe.
Puede haber alivio de multas cuando existan errores pese al cumplimiento de buena fe. Publicaremos más información sobre esto más adelante.
⚠️ Esto no significa que exista un “año de gracia” para mantener registros desordenados, poco confiables o inexistentes.
2) Cómo Deben Reportarse las Propinas Bajo la Nueva Ley
Principales requisitos y cambios:
La BBB exige que las propinas se identifiquen claramente y se separen de otros pagos, incluso en negocios que manejan mucho efectivo.
a) A Empleados (Formulario W-2):
El empleador debe reportar:
-El total de propinas en efectivo reportadas por el empleado, y
-La ocupación del empleado
b) A Contratistas Independientes (Formulario 1099):
Cuando los clientes dan propinas a personas que no son empleados, el negocio debe:
-Declarar por separado las cantidades designadas razonablemente como propinas en efectivo, y
-Incluir la ocupación del trabajador.
Esto afecta a:
- Restaurantes que usan personal “contratado”
- Salones con arrendatarios de cabinas
- Negocios de eventos y hospitalidad
- Cualquier negocio basado en propinas que utilice trabajadores no empleados (bien clasificados o no)
c) A Través de Apps de Pago y Sistemas POS (Formulario 1099-K):
Los sistemas POS y plataformas de pago (Venmo, Cash App, etc.) ahora deben:
- Reportar las propinas por separado, y
- Identificar la ocupación o relación del receptor.
Estas reglas permiten al IRS comparar los datos de pago con la nómina del empleador y sus declaraciones de impuestos. ⚠️ Nota: Muchos empleadores intentarán declarar casi el 100 % de la compensación como propinas. Para algunos trabajadores puede ser válido. Para otros, especialmente “contratistas”, esto puede generar problemas legales graves para el negocio y sus dueños.
3) El Problema de la “Ganancia Fantasma” (Dónde los Negocios Salen Perjudicados)
La BBB facilita que el IRS detecte problemas de ganancia fantasma.
¿Qué es la “Ganancia Fantasma”?
Es ingreso que el IRS o el departamento estatal de ingresos determina que su negocio obtuvo, basándose en estimaciones de auditoría cuando los pagos en efectivo no pueden explicarse o documentarse adecuadamente.
Esto ocurre comúnmente cuando se detectan pagos en efectivo no reportados (propinas o pagos “por debajo de la mesa”) que:
- a) se pagaron, pero nunca se reportaron como gastos, o
- b) fueron rechazados en la auditoría por falta de documentación.
El IRS puede tratar estas propinas como:
- Ingresos comerciales no reportados, o
- Salarios no reportados, creando impuestos de nómina y otros problemas.
Caso Práctico
Una pequeña empresa de transporte con un solo dueño tuvo ingresos brutos de más de $600,000. La declaración mostró ingresos netos de $80,000. Empleaba a dos conductores con salarios combinados de $195,000, pagados “en efectivo”. En una auditoría, esos pagos no pudieron probarse y fueron rechazados. El ingreso imponible aumentó de $80,000 a $275,000.
💥 La diferencia de impuestos fue significativa.
4) Cómo la BBB Ayuda al IRS a Detectar Pagos en Efectivo “Por Debajo de la Mesa”
La BBB crea múltiples cruces de información:
- Propinas recibidas se rastrean como ingresos
- Formularios W-2 muestran propinas de empleados
- Formularios 1099-NEC muestran pagos a contratistas
- Formularios 1099-K muestran propinas reportadas por plataformas
- Declaraciones del negocio muestran deducciones
- Declaraciones individuales muestran ingresos por propinas
Si los números no coinciden, habrá auditorías. Las propinas no reportadas siguen siendo un riesgo serio y generan impuestos y multas.
5) Qué Deben Hacer Ahora los Empleadores que Manejan Propinas en Efectivo
Acciones prácticas inmediatas:
- Revisar sistemas POS y nómina
- Separar las propinas claramente
- Crear un método escrito de estimación de propinas para 2025
- Estimar y rastrear propinas cada trimestre
- Corregir clasificaciones de trabajadores
- Eliminar pagos en efectivo “por debajo de la mesa”
- Obtener representación legal antes de una auditoría
⚠️ Estas auditorías no son problemas contables, son problemas legales.
Sección Especial: Por Qué Esto Es Más Riesgoso en Illinois
Las empresas de Illinois enfrentan riesgos tanto federales como estatales.
La Illinois Department of Revenue (IDOR) audita agresivamente el efectivo no reportado.
En auditorías de impuestos sobre ventas, IDOR revisa:
- Efectivo recibido vs. depositado
- Prácticas de propinas
- Sistemas POS
- Depósitos bancarios
- Formularios 1099-K
Si los registros son débiles, IDOR puede reclasificar “propinas” como ventas sujetas a impuestos, creando:
- Ingresos fantasma
- Impuestos adicionales
- Multas e intereses
⚠️ Las evaluaciones estimadas son el verdadero castigo.
Illinois puede imponer responsabilidad personal a dueños, oficiales o gerentes.
El Internal Revenue Service (IRS) y el estado comparten información, lo que significa que un problema federal puede convertirse rápidamente en un problema estatal.
Cuando Necesitas Ayuda
Si le preocupa que sus prácticas de propinas o pagos en efectivo puedan generar riesgo de auditoría, hable con un abogado fiscal antes de que el IRS o IDOR lo contacte.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Las propinas realmente son “libres de impuestos” bajo la nueva ley?
No. Las propinas no son automáticamente libres de impuestos.
Bajo la Big Beautiful Bill Act, las propinas solo pueden calificar para un tratamiento fiscal especial si primero se reportan correctamente. Las propinas no reportadas siguen siendo totalmente gravables y aún pueden provocar auditorías del IRS o del Departamento de Ingresos de Illinois (IDOR), junto con multas e intereses.
¿Qué ocurre si mi negocio paga propinas en efectivo y no las reporta?
Pagar propinas en efectivo sin reportarlas adecuadamente ahora representa un alto riesgo.
Durante una auditoría, el IRS o el IDOR pueden tratar las propinas en efectivo no reportadas como ingresos o salarios no declarados, incluso si el dinero fue entregado directamente a los empleados. Esto puede resultar en:
Determinaciones de ingresos fantasma
Impuestos adicionales sobre ingresos y nómina
Multas e intereses
¿Qué es la “ganancia fantasma” o el “ingreso fantasma”?
La ganancia fantasma (o ingreso fantasma) es ingreso que el IRS o el IDOR afirman que su negocio obtuvo, aunque usted nunca se haya quedado con ese dinero.
Esto ocurre con frecuencia cuando se pagan propinas o salarios en efectivo, pero el negocio no puede documentar o probar esos pagos durante una auditoría. En ese caso, la autoridad fiscal puede asumir que el dinero fue retenido por el negocio.
¿Puede Illinois tratar las propinas como ventas sujetas a impuestos?
Las propinas y gratificaciones reales no están sujetas al impuesto sobre las ventas en Illinois.
Sin embargo, en una auditoría de impuestos sobre las ventas en Illinois, el IDOR puede tratar montos etiquetados como “propinas” como ventas gravables si los registros son poco claros, inconsistentes o poco confiables. Una mala documentación puede provocar que las propinas se reclasifiquen como ingresos.
¿Por qué los negocios en Illinois enfrentan mayor riesgo que los de otros estados?
Las auditorías de impuestos sobre las ventas en Illinois ponen un fuerte énfasis en los ingresos en efectivo y la confiabilidad de los registros.
Si el IDOR determina que sus registros no son confiables, puede emitir una determinación estimada utilizando fórmulas basadas en suposiciones en lugar de sus libros contables. Estas estimaciones suelen generar facturas fiscales grandes e infladas que son difíciles de revertir sin representación legal.
¿Las aplicaciones de pago y los sistemas POS reportan las propinas al IRS?
Sí.
Las aplicaciones de pago y los sistemas POS ahora están obligados a reportar las propinas por separado. El IRS compara esta información con:
Declaraciones de impuestos sobre la nómina
Declaraciones de impuestos sobre ingresos del negocio
Declaraciones de impuestos individuales de los empleados
Cualquier discrepancia puede desencadenar rápidamente una auditoría o investigación.
¿El IRS y el estado de Illinois comparten información de auditorías?
Sí.
El IRS y el Departamento de Ingresos de Illinois comparten de manera rutinaria datos reportados y hallazgos de auditoría. Un problema de reporte de propinas identificado por el IRS puede conducir a una auditoría en Illinois, y lo contrario también es común.
¿Cuándo debe un dueño de negocio hablar con un abogado fiscal sobre propinas o pagos en efectivo?
Antes de que comience una auditoría.
Una vez que inicia una auditoría del IRS o de Illinois, las opciones se reducen rápidamente y los riesgos de responsabilidad personal para dueños y directivos aumentan. La asesoría legal temprana puede evitar que pequeños problemas de reporte se conviertan en grandes problemas fiscales o legales.
